DPO: chi è e cosa fa?

Il DPO, acronimo di Data Protection Officer o Responsabile della Protezione dei Dati, è una figura fondamentale introdotta dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Regolamento (UE) 2016/679, anche GDPR).

La nomina del DPO non è obbligatoria sebbene iI Garante della Privacy la ritenga “opportuna”. In ogni caso il Titolare ed il Responsabile del Trattamento dei dati ha la necessità di dimostrare di aver valutato se nominare o meno il DPO.

Diventare DPO richiede preparazione e competenza, ma offre anche opportunità significative in un settore in continua evoluzione e sempre più strategico per le organizzazioni moderne.

Con questo approfondimento, scopriamo di più su questa figura affrontando i seguenti punti:

• QUANDO LA NOMINA DI UN DPO È OBBLIGATORIA?
• CHI NOMINA IL DPO?
• QUALI SONO I COMPITI DEL DPO SECONDO IL GDPR?
• QUALI REQUISITI DEVE POSSEDERE IL DPO?
• DIFFERENZE TRA DPO E ALTRE FIGURE PROFESSIONALI
• CHE DIFFERENZA C'È TRA DPO E RPD?
• CHI PUÒ SVOLGERE IL RUOLO DI DPO? UN DIPENDENTE O UN ESTERNO?
• CHI È IL DPO NEGLI ENTI LOCALI?

QUANDO LA NOMINA DI UN DPO È OBBLIGATORIA?

Secondo l’articolo 37 del GDPR, la nomina di un DPO è obbligatoria in tre specifici contesti:

• per autorità pubbliche ed organismi pubblici,
• per organizzazioni che effettuano un monitoraggio sistematico e regolare di persone su larga scala (ad esempio, piattaforme digitali o banche)
• per aziende che trattano dati sensibili su larga scala, come ad esempio gli ospedali.

Tuttavia, anche in assenza di obbligo, molte organizzazioni decidono di nominare un DPO per garantire una gestione trasparente e conforme delle informazioni personali.

CHI NOMINA IL DPO?

L’atto di nomina formale del DPO spetta al titolare o al responsabile del trattamento che è anche obbligato a comunicare tempestivamente i dettagli del nominativo al Garante Privacy tramite una procedura disponibile on line e ciò per consentire un facile accesso ai contatti del DPO da parte degli interessati o delle autorità.

QUALI SONO I COMPITI DEL DPO SECONDO IL GDPR?

Il ruolo del DPO nella gestione della privacy aziendale ha responsabilità che spaziano dalla consulenza alla vigilanza. I suoi compiti sono individuati dall’art. 39 del Regolamento GDPR, tra questi troviamo: 

• informare e consigliare il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento e le eventuali altri figure interessate nonché i dipendenti sui loro obblighi derivanti dal GDPR e da altre normative applicabili in materia di protezione dei dati;
• monitorare che le attività di trattamento all'interno dell'organizzazione siano conformi ai principi del GDPR e che le politiche aziendali in materia di protezione dei dati siano correttamente applicate;
• assicurarsi che i dipendenti che partecipano ai trattamenti dei dati e alle connesse attività di controllo siano adeguatamente sensibilizzati e formati sulla protezione dei dati;
• se richiesto, fornire un parere sulle valutazioni di impatto sulla protezione dei dati (DPIA), un processo obbligatorio in caso di trattamenti che comportino rischi elevati per i diritti e le libertà degli interessati.

Inoltre, il DPO è il punto di riferimento per il dialogo con il Garante Privacy e deve essere pronto a intervenire in caso di richieste o reclami da parte degli interessati.

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QUALI REQUISITI DEVE POSSEDERE IL DPO?

Il GDPR non prevede requisiti formali per diventare DPO, ma il ruolo richiede competenze professionali approfondite e specialistiche.

È fondamentale avere una conoscenza solida delle normative privacy e del GDPR, affiancata da capacità tecniche relative ai sistemi di trattamento dei dati. Inoltre, il DPO deve essere in grado di lavorare in modo autonomo e imparziale, garantendo che le sue decisioni non siano influenzate da pressioni interne.

Per acquisire queste competenze, qualora non possedute, è possibile seguire corsi specifici che preparano i professionisti a questo ruolo.

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DIFFERENZE TRA DPO E ALTRE FIGURE PROFESSIONALI

Il DPO è una figura del panorama della gestione dei dati che non deve essere confusa con altri soggetti, come il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento. Mentre il DPO ha un ruolo di supervisione e consulenza, il Titolare del trattamento dei dati è il soggetto (persona fisica o azienda) che tratta i dati degli interessati al trattamento, mentre il Responsabile del Trattamento dei dati è direttamente coinvolto nelle operazioni di gestione e utilizzo dei dati per conto del Titolare.

La chiara distinzione tra questi ruoli è fondamentale per una corretta governance dei dati all’interno delle organizzazioni.

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CHE DIFFERENZA C'È TRA DPO E RPD?

Allo stesso modo, il termine RPD (Responsabile della Protezione dei Dati) è spesso utilizzato come sinonimo di DPO, essendo semplicemente la traduzione italiana del termine. Non c’è differenza quindi tra DPO e RPD: si tratta della stessa figura, con l’acronimo inglese e l’acronimo italiano.

CHI PUÒ SVOLGERE IL RUOLO DI DPO? UN DIPENDENTE O UN ESTERNO?

Il DPO (Data Protection Officer), o Responsabile della Protezione dei Dati, può essere una figura interna o esterna all’organizzazione, a seconda delle esigenze e della struttura dell'ente o dell'azienda. Entrambe le opzioni sono infatti previste e regolate dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (art. 37 del GDPR), purché nello svolgere i compiti e le funzioni siano rispettati i requisiti di competenza, indipendenza e assenza di conflitto di interessi.

CHI È IL DPO NEGLI ENTI LOCALI?

Negli enti locali, il DPO (Data Protection Officer), o come abbiamo visto il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), è la figura incaricata di garantire il rispetto delle normative sulla protezione dei dati personali, in linea con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). La nomina del DPO è obbligatoria per tutte le autorità e gli organismi pubblici, come Comuni, Regioni, Provincie, ASL e altri enti locali, secondo quanto previsto dall’art. 37 del GDPR.

Il GDPR prevede che, qualora il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento sia un'autorità pubblica o un organismo pubblico, un unico DPO possa essere designato per più autorità o organismi pubblici, tenendo conto della loro struttura organizzativa e dimensione. Questa opzione è particolarmente utile per semplificare la gestione della protezione dei dati in enti con risorse limitate o che condividono obiettivi e infrastrutture comuni, come ad esempio unioni di Comuni o enti con servizi associati.